在校优良记录是指学生在校期间在品德、学业、文体等方面获得社会、学校、国家优秀荣誉的相关记录例如（优秀学生干部、三好学生、优秀党员等等），此部分信息主要由学校管理维护。

在校不良记录是指学生在校期间违反校纪校规、违反国家相关法律法规，不履行《大学生诚信承诺书》中承诺，恶意拖欠国家助学贷款等行为。此部分信息由学校整理归档录入，具有真实性和客观性等特点。 校方并不一定要对学生所有的不良记录都作记录。根据过往高校实践经验，学生不良记录主要是对违反校纪校规和违反法律法规的学生行为进行记录。同时，各高校管理部门可根据情节严重程度以及该学生以后的表现，确定学生某些违反校纪校规的行为是否记录以及是否在学生毕业前予以删除。

校方可以通过学生档案管理的“学籍管理”功能模块，实现学生转班、转专业的处理。如果学生调班、转专业涉及到学院之间或者超出辅导员的管理权限范围，则需要有校方超级管理员来实现该调整。调整后的学生诚信档案管理归属会自动转到新的院系管理架构树中，由新的辅导员进行管理。

同样，校方可以通过学生档案管理的“学籍管理”功能模块，实现学生休学、离校的处理。

学生可最大化的填写自己的个人优良记录并提交校方审核。但校方（辅导员、学生处老师）如果对某些学生的申请认证信息不知情、不确定，可根据“知情审核”和“弹性审核”的原则不予审核，或等学生提供详细证明材料后再进行审核。

校方各级管理员可通过本平台的“档案统计”功能模块，选择查看范围与时间段，对所选的院系、班级学生的账号激活情况、未激活学生名单与档案各模块填写情况进行统计，系统会生成各类统计报表供校方查看使用。

权限分配就是校方各级管理人员为管理需要创建一些角色（如辅导员助理、班长、录入员等），交给学生干部与党员，来分担自己的部分管理职能。比如辅导员可以根据工作的实际需要，通过“权限设置”功能设班长、辅导员助理等管理角色，把自己的部分权限下放给学生干部，有学生干部进行任职记录、培训经历等信息审定的工作，以达到减轻辅导员工作量的效果。

校方各级管理员可以通过平台管理中心的“系统日志”模块，查看本人及下属的详细的登陆及管理操作日志，该日志对本账号及下属账号各项管理操作（登录时间、IP地址、操作内容等）进行了全方位记载与备份，可有效监督与预防老师、学生随意填写、杜撰虚假信用信息。