需要查阅学生诚信档案的单位或个人，均可以向学生本人发出档案查询申请，得到档案所有者本人的授权同意后，便可查看档案所有人指定版本的诚信档案（标准版、拓展版、完整版等）。未经档案所有者授权同意，任何单位和个人均不得查阅档案所有者的诚信档案。

共建单位是指各共建学校或社会人士所在单位。学校作为档案共建方与学生在校信用信息的维护方，可以不经授权查看本校学生的校方维护信息（该信息主要为学生的学习成绩、优良记录、助学贷款信息等，学生个人维护的未提交认证申请的信息校方无法查看）。用人单位人事部门可以查看该员工在本单位的培训经历与职位异动等信息。

高校负有严格保护学生个人隐私的义务，查阅学生诚信档案仅限于学生管理作用，不得用于其他商业用途。高校辅导员及相关管理人员违反相关法律法规，将承担相应的行政、民事甚至刑事责任。另外，国家公、检、法等政府执法部门根据相关法律许可，需要查询的，可依法查询。

档案所有者本人在授权查询时，可对档案的内容版本（标准版、拓展版、完整版等）及可查看期限进行设置，申请查询方只能在规定期限内查看规定内容的诚信档案。档案申请查询方也可以根据实际需求，要求档案所有者本人提供某个版本和某个时段的档案查询授权。

查询方获取查询授权码后，应在规定时间内按照双方约定的用途进行查询使用，不得用于其他商业用途。若查询方违反约定造成他人信息泄露等损失，被查询方可以通过法律途径维护自身合法权益。

学校作为档案共建方与学生在校信用信息的维护方，可以不经授权查看本校学生的校方维护信息（包括学生成绩、在校优良记录、在校不良记录、毕业评语和在校助学贷款等）。